We delen onze ervaringen met u over het faciliteren van een FrontDesk in een dynamische omgeving als een bedrijfsverzamelgebouw. Achter de schermen spelen er meer dingen dan u in eerste instantie zou verwachten.
In één van de bedrijfsverzamelgebouwen gelegen in Den Haag, Zuid Holland, zijn wij als Cherubs onder andere verantwoordelijk voor het Label Gastvrijheid | FrontDesk.
Recent is een groot project van start gegaan voor verduurzaming van de locatie. De huidige verlichting is vervangen voor LED. Een belangrijk hedendaagse topic.
In deze blog nemen we je mee wat de werkzaamheden en verantwoordelijkheden omvatten voor de FrontDesk bij een dergelijk project. Appeltje, eitje… maar er komt meer bij kijken dan je in eerste instantie zou denken.
WAT IS EN DOET FRONTDESK NU EIGENLIJK?
Bij het woord FrontDesk wordt veelal gedacht aan een veredelde huismeester; het stereotype voor ‘de man met de schroevendraaier’. Een verwrongen beeld dat niet langer meer passend is in de vraag en behoefte vanuit onze opdrachtgever (de beheerder) voor deze locatie.
Voor het bedrijfsverzamelgebouw is een medewerker FrontDesk een gastheer, -vrouw met een proactieve houding voor het uitvoeren en monitoren van een grote diversiteit aan taken en werkzaamheden. Tevens is een medewerker FrontDesk een gastheer, -vrouw voor het aansturen dan wel informeren van huurders, aannemers en leveranciers al dan niet in samenwerking met de locatiemanager. De werkzaamheden gericht op reparatie worden zoveel als mogelijk uitbesteed en service geboden waar de werkzaamheden dit toelaten.
De essentie is het ontzorgen van onze huurders en onze opdrachtgever (de beheerder). Dus huurders te woord te staan, vragen beantwoorden en informeren over het reilen en zeilen is zeker een belangrijk onderdeel, maar niet alles omvattend.
Je zou eigenlijk een dagje over de schouder van de FrontDesk moeten meekijken om feeling te krijgen met het kleurrijke werkveld. Hierboven zijn op hoofdlijnen de taken omschreven, maar op de werkvloer zijn het dynamische processen.
Hiermee bedoelen we het inspelen op ad hoc situaties. Maar ook vooruitkijken naar wat voor onze huurders en opdrachtgever gewenst is bij geplande activiteiten. Zoals meedenken bij mogelijke geluidsoverlast, aanmelden werkzaamheden en benodigde hulpmiddelen voor aannemers, tijd inplannen om toestemming te verkrijgen voor uit te voeren werkzaamheden in de gehuurde units, maar ook een proces uitwerken en inrichten als er een stroomstoring plaatsvindt of bewust stroom wordt afgekoppeld.
FrontDesk is de linking pin tussen enerzijds aannemers en leveranciers en anderzijds de huurders en opdrachtgever. We gaan tot actie over als we er zeker van zijn dat alle partijen correct zijn geïnformeerd.
HET LED PROJECT
Zoals beschreven wordt in het kader van verduurzaming de huidige verlichting vervangen voor LED. Niet de eerste het beste project, want we zijn ervaren met het begeleiden van onderhoud, verbeteringen en veranderingen in een bedrijfsverzamelgebouw.
De voornaamste aspecten waar we rekening mee moeten houden zijn;
- De ruimten
- De leverancier
- De huurder
DE RUIMTEN
Het bedrijfsverzamelgebouw heeft circa 100 verschillende bedrijven met een innovatieve en creatieve inslag die een bedrijfsruimte, een zogenoemde unit, huren. Goed voor 10.000 m² werkoppervlak. Een slordige 2.000 m² wordt ingevuld met algemene en technische ruimten.
Bij het in kaart brengen van de ruimten door de betrokken leveranciers bij het LED project komen regelmatig vragen waar een specifieke ruimte zich bevindt. Ook kijken we mee en letten we er op dat er geen ‘verstopte’ ruimten over het hoofd wordt gezien.
DE LEVERANCIER
In het LED project stond als eerste op het planning het vervangen van de verlichting in de algemene ruimten, zoals de centrale hal, de pantrys en de toiletgroepen. Huurders worden minimaal een week van te voren geïnformeerd over de werkzaamheden, de consequenties en een eventueel alternatief.
Wanneer deze werkzaamheden goed in gang zijn gezet, is bij de leverancier een planning opgevraagd voor de werkzaamheden in de units. Aan alle hoofdhuurders van de units worden persoonlijk en stuk voor stuk gecommuniceerd over welke dag en in welke tijdsperiode de werkzaamheden in hun unit plaats zullen vinden en wat hier verder voor nodig is.
FrontDesk is verantwoordelijk voor het aansturen en begeleiden van de leverancier waar nodig en desgewenst in overleg met de locatiemanager. Te denken valt aan het vooraf opvragen en invoeren van kentekens in het parkeersysteem, het verstrekken van toegangspassen voor de buitenschil van de locatie en het faciliteren van een ruimte waar materiaal voor de werkzaamheden tijdelijk opgeslagen kunnen worden.
DE HUURDER
De huurder heeft met name de focus op zijn/haar core business. Onze focus ligt vooral bij het faciliteren van deze core business door de huurders frequent te voorzien van accurate informatie. Wat zijn de geplande werkzaamheden en wat kan de huurder verwachten.
Voordat in de unit de verlichting vervangen gaat worden is de uitvraag aan de huurder om zelf toegang te verlenen of toestemming te verlenen aan FrontDesk. Eenmaal in de unit wordt gekeken en gevraagd om interieur tijdelijk te verplaatsen zodat of een trap of een verrijdbare steiger neergezet kan worden. Vervolgens is het de huurder die pragmatische vragen gaat stellen zoals het nut en noodzaak van de ‘verhuizing’, de kleur van de verlichting, een ander dagdeel voor het vervangen, etc.
FrontDesk beantwoordt de vragen binnen 24 uur en houdt een overzichtslijst bij met reacties en het uitsturen van reminders . De planning van de leverancier blijft op deze manier houdbaar. Dit vindt allemaal nog plaats voordat de werkzaamheden daadwerkelijk gaan starten.
KORTOM
We proberen zoveel mogelijk met elke huurder mee te denken. We gaan na wat de huurder en leverancier nodig hebben voor, tijdens en na afloop en dat alles binnen de gestelde kaders van de opdrachtgever past. FrontDesk heeft meer om handen dan op papier te beschrijven valt.
