De facilitaire dienst gastvrijheid verzorgt naast de eerste indruk, een gevoel van thuiskomen waarbij beleving van bezoekers, gebruikers en gasten van een bedrijfsverzamelgebouw centraal staat.
Gastvrijheid, ook bekend als hospitality, speelt een grote rol in de klantvriendelijkheid en tevredenheid van de gebruikers van een bedrijfsverzamelgebouw. Gastvrijheid gaat verder dan een onmisbare en vriendelijke host op locatie, er is namelijk ook een deel onzichtbare gastvrijheid.
Onzichtbare gastvrijheid doelt op de beleving van de gebruiker, ook wel de ‘guest journey’. Het wordt onzichtbaar genoemd, omdat deze facilitaire dienst alleen wordt opgemerkt als het ontbreek. In elk geval wilt men niet dat een gebruiker negatieve aspecten opvangt in de omgeving, maar juist dat gastvrijheid een toegevoegde waarde levert aan de gast zodat men met een fijn gevoel het gebouw in- en uitloopt.
Waarom is hospitality onmisbaar in een bedrijfsverzamelgebouw?
Gastvrijheid heeft invloed op klanttevredenheid, loyaliteit, mond-tot-mond-reclame, medewerkerstevredenheid en zelfs op ziekteverzuim. Reden genoeg om de gastvrijheid zo optimaal mogelijk te faciliteren in het gebouw.
Receptiediensten in een gebouw
Gastvrouwen en -heren zijn het visitekaartje voor een bedrijfsverzamelgebouw en maakt die eerste onvergetelijke indruk werkelijkheid. De eerste indruk is blijvend en veelal de juiste.
De receptiediensten die Cherubs faciliteert worden voornamelijk geleverd in de vorm van een FrontDesk. Hierbij is er één centraal aanspreekpunt voor zowel onze partners (de specialisten voor de dienstverlening) als de huurders en opdrachtgever van de multi tenant. De host/hostess van de locatie houd het overzicht bij en zorgt dat alle facilitaire diensten, zoals de onzichtbare gastvrijheid, verzorgt is tot in de puntjes. Daarnaast verlenen ze persoonlijke aandacht aan de bezoekers en gebouwgebruikers. Hierdoor wordt de loyaliteit van de gebruiker aan de locatie verhoogt.
Onze receptionisten staan voor een hoog service niveau in gastvrijheid en verstaan de kunst om mensen het gevoel te geven dat ze welkom zijn. Zij zetten de kernwaarden van jouw bedrijf om in gedrag en maken zo van ieder bezoek een fijne ervaring voor gebruiker en bezoekers.
De FrontDesk die Cherubs faciliteert in multi tenant gebouwen is dus een receptiedienst gefocust op klantcontact en een zo optimaal mogelijke hospitality service leveren aan de locatie.
Hét aanspreekpunt voor al uw gebouwgebruikers.
Welke diensten voert een receptionist uit?
De receptie is de centrale plek; hier komen alle lijnen samen. Gebouwgebruikers kunnen hierheen voor vragen over facilitaire diensten, maar ook voor hulp met het juist gebruik van alle voorzieningen.
Overzicht over de ruimten
De frontdesk host/hostess weet wat er dagelijks in het gebouw afspeelt. Ze houden overzicht over de coworking space, ook wel de flexplekken, maar hebben ook overzicht over de reserveringen van de vergaderzalen. Doordat een bedrijfsverzamelgebouw vaak een grote oppervlakte heeft, kan het snel chaotisch worden. Door middel van een centraal punt, de frontdesk host/hostess, vindt het invullen van de locatie gestructureerd en geordend plaats.
Hoofd BHV’er en Beveiligingscamera’s
Vanuit de receptionist/frontdesk is het kundig als ook de beelden van de camera’s uitgelezen kunnen worden, zodat snel en adequaat gereageerd kan worden op situatie. Hierdoor is er één iemand die het overzicht heeft wat er in en rond het gebouw gebeurt. In het geval van calamiteiten springt de frontdesk medewerker in, om te zorgen dat dit zo snel mogelijk wordt verholpen. Onze receptionisten houden hun hoofd koel in hectische situaties en schakelen meteen de juiste partijen/ labels in.
Op een grote locatie, zoals een bedrijfsverzamelgebouw of kantoor, is de BHV een belangrijk aspect om de veiligheid te waarborgen. De receptionist/frontdesk medewerker is altijd op locatie en neemt hierom de functie als hoofd BHV’er op zich. Onze medewerkers beschikken over de juiste certificaten om deze functie goed uit te voeren, zoals OP taken voor de brandmeldcentrale
Beide aspecten zorgen dat de veiligheid van het gebouw gewaarborgd wordt, dit is een onderdeel van onzichtbare gastvrijheid.
Leveranciers
Onze receptionisten maken afspraken met leveranciers, ontvangen en begeleiden de bezorging van producten, controleren de levering en verzorgen de administratieve afhandeling. Ze maken een rapportage van alle relevante gebeurtenissen en delen deze met de betrokken medewerkers.
Daarnaast verzorgt de receptionist het verstrekken van toegangspassen, het faciliteren van ruimten en het opvragen en invoeren van kentekens voor het parkeersysteem.
Telefooncentrale
Een kleine extra service, maar met een grote impact: een telefooncentrale. Daarmee wordt iedereen vriendelijk te woord gestaan op uw locatie. We maken een aantekening van het gesprek en na afloop wordt dit op de mail gezet.
Gastvrijheid in de vorm van narrowcasting
Narrow casting kan een effectieve toevoeging zijn aan een locatie. Met gebruikmaking van digitale schermen verhogen we de gastvrijheid nog verder door mensen persoonlijk welkom te heten, informatie te verstrekken of de bewegwijzering te tonen. Een narrowcasting systeem kan ook nuttig zijn bij het verstrekken van informatie aan de community.
